En lien avec la pandémie actuelle, plusieurs d’entre nous sommes appelés à modifier nos pratiques de travail habituelles afin de minimiser les risques de propagation du virus. Une de ces modifications est la pratique du télétravail. Cependant, cette nouvelle façon de travailler et de rendre des services à nos usagers apporte son lot de nouveaux défis en lien avec la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels.

La première directive à rappeler est bien entendu, de continuer d’appliquer la même rigueur qui est habituellement attendu lorsque vous travaillez dans une des installations du CISSS. Les obligations professionnelles en lien avec la déontologie et les règlementations des différents ordres et associations professionnelles sont aussi en vigueur.

Pour un télétravail efficace et sécuritaire, voici quelques consignes à adopter ;

• En télétravail, vous êtes tenus aux mêmes règles de confidentialité qu’en établissement et devez respecter les règles en vigueur concernant l’utilisation du courriel, du télécopieur ou de tout autre moyen de communication.
• Vous devez utiliser un jeton de télé-accès si, dans le cadre de votre travail, vous devez verser des notes d’évolutions dans les différents logiciels informatiques.
• Si vous ne disposez pas d’un jeton de télé-accès, vos notes d’évolution doivent être rédigées via le formulaire «AH-253 Notes d’évolution» et déposées au dossier de l’usager au plus tard une semaine suivant l’intervention SAUF dans les cas urgents où le dépôt doit se faire dans les 24 heures de l’intervention.
• Les documents manuscrits doivent être conservés dans un classeur ou mallette verrouillée.
• N’enregistrez aucun document comportant des informations confidentielles ou nominatives sur le disque local du portable, sur un périphérique externe (Ex : Clé USB ou disque dur externe) ou sur un service informatique public (Ex : Google Drive, Dropbox, One Drive, etc…). Ne jamais utiliser vos outils personnels pour transmettre ou stocker de l’information nominative (téléphone portable, tablette ou
  ordinateur).

Consultez l’article DPJ : une clé contenant des infos confidentielles retrouvée sur un terrain privé

• N’imprimez aucun document comportant des informations confidentielles ou nominatives à partir d’une imprimante autre que celles se trouvant dans les installations du CISSS. Il est préférable de sauvegarder les documents à imprimer en format PDF sur un répertoire sécurisé du réseau à partir duquel le télétravailleur, ou un agent administratif imprimera les documents dans l’installation du CISSS. Les documents pourront par la suite être récupérés et au besoin signés sur place par le télétravailleur.
• Ne jamais laisser sa session ouverte, sans surveillance, ni partager son équipement avec une tierce personne. Assurez-vous de la présence du verrouillage automatique de votre poste de travail.
• Afin de disposer d’un document confidentiel, le détruire à l’aide d’une déchiqueteuse. À défaut d’en avoir une à domicile, rapportez au port d’attache les documents confidentiels à détruire.
• Lors du transport des documents dans une valise verrouillée, s’assurer de les laisser dans un lieu sécuritaire ET de ne pas les laisser sans surveillance (Ex : Coffre de voiture verrouillé, équipement non à la vue, ne pas s’arrêter inutilement en route, etc…).
• Lors d’une téléconsultation ou d’une conversation téléphonique, le télétravailleur doit s’assurer d’en garantir la confidentialité en utilisant une pièce fermée de la maison. Comme le dit le proverbe, les murs ont des oreilles!
• Ne jamais utiliser un dispositif mains libres lors de l’écoute des messages vocaux.
• Vérifier deux fois plutôt qu’une le numéro de télécopieur ou le(s) destinataire(s) d’un courriel avant la transmission. Le classement au dossier du bordereau de télécopie afin de laisser une trace de l’envoi des documents est aussi une bonne pratique.
• Protégez adéquatement les documents envoyés par courrier interne/externe (enveloppe cachetée, sac sécurisé (bleus), envoi d’originaux par courrier recommandé, etc.

Consultez le Guide des bonnes pratiques en sécurité des ressources informationnelles  de la Direction des ressources informationnelles de la Montérégie.

Signature courriel

Il est possible d’ajouter dans votre signature courriel un avis de confidentialité qui indique que votre message est confidentiel et la procédure à suivre s’il est envoyé au mauvais destinataire.

Avis de confidentialité
Le contenu de cet envoi est confidentiel et est à l’usage exclusif du ou des destinataires indiqués ci-dessus. Il est interdit pour toute autre personne de le divulguer, le communiquer ou le reproduire. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez le supprimer et en informer l’expéditeur par courrier électronique.

Gardez toujours à l’esprit que la confidentialité est l’affaire de tous et qu’un simple geste anodin peut entraîner de graves conséquences pour un usager, et cet usager, ce pourrait être vous!