Accès au dossier médical

Tout d’abord, sachez que toute personne a droit au respect de sa vie privée. Ce droit fondamental est garanti par la Charte des droits et libertés de la personne et par le Code civil. Les établissements de santé sont soumis à plusieurs lois afin de respecter ce droit fondamental.

C’est la loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) qui régit l’accès et la confidentialité du dossier médical. Plusieurs articles de cette loi font mention des directives à suivre, plus particulièrement l’article 19 qui se lit comme suit :

« 19. Le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. Un renseignement contenu au dossier d’un usager peut toutefois être communiqué sans son consentement…)»

Cependant certaines lois donnent accès au dossier malgré l’article 19 de la LSSSS, Informez-vous auprès d’un expert en la matière, votre archiviste médical(e).

Consultez l’article Le droit ou non d’accéder au dossier médical

Saviez-vous que?

• Vous-même en tant que professionnel de l’établissement n’avez pas accès à n’importe quel dossier. En effet, un professionnel a accès au dossier d’un usager seulement dans le cadre de ses fonctions. Si vous n’êtes pas impliqué dans le suivi d’un usager, vous n’êtes pas autorisé à accéder à ce dossier.

Consultez l’article Une employée de Sainte-Justine congédiée pour avoir fouillé dans des dossiers de patients

• Même après le décès de l’usager son dossier demeure confidentiel, à l’exception de certains cas particuliers prévus par la loi. (LSSSS article 23).
• Les personnes qui rapportent des renseignements qui sont contenus au dossier d’un usager sont appelés TIERS. Ces renseignements de tiers concernant l’usager ou d’autres personnes doivent être traités et retirés par un archiviste médical(e) lors d’une demande d’accès. Cela s’applique autant pour l’usager que tout autre requérant. Les renseignements qui ont été fournis par les professionnels de la santé ne sont pas des renseignements de tiers (LSSSS article 18). Il est donc important de respecter les directives et politiques de l’établissement concernant la tenue de dossier. Lors de la rédaction de vos notes les opinions personnelles et les détails concernant une tierce personne ou non pertinent à l’épisode de soins sont à éviter car l’usager pourraient en prendre connaissance.
• L’usager peut consentir à l’accès de son dossier médical dès l’âge de 14 ans. (LSSSS article 17) Le titulaire de l’autorité parentale, dans la majorité des cas, n’a donc pas accès au dossier médical à partir de cet âge et ce, même si son enfant est toujours mineur (LSSSS article 21).
• Le conjoint, les enfants, ou toute autre personne ne sont pas des représentants de l’usager. Seul le représentant légal de l’usager inapte peut donner un consentement en son nom. Pour ce faire, l’usager doit être déclaré inapte par le tribunal et un jugement sera alors prononcé. Le représentant légal doit présenter une copie de ce jugement. Sachez qu’une procuration générale ne peut substituer ce droit.
• Tout requérant externe à l’établissement, même s’il est membre d’un ordre professionnel, n’a pas droit d’accès au dossier sans l’autorisation de l’usager.  Cela inclus : la police, le directeur/psychologue de l’école, le médecin de famille de l’usager….

Toute personne demandant accès à un dossier médical doit être référée au service des archives médicales. Il est primordial que chaque demande d’accès au dossier soit traitée et analysée par l’archiviste médical(e) avant l’envoi au requérant. L’archiviste médical est le spécialiste du traitement de l’information du dossier de santé.

Droits et responsabilités des usagers
De par la LSSSS, l’usager à certains droits et responsabilités selon certaines modalités ;

• Savoir qu’un dossier est tenu à son sujet et y avoir accès sous certaines conditions.
• Obtenir l’assistance nécessaire pour formuler une demande d’accès et comprendre les renseignements contenus à son dossier.
• Demander la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque selon certaines modalités.
• Effectuer une demande d’accès de façon écrite. Acquitter les frais de photocopies si applicable.
• Exercer un droit de recours lors d’un refus à une demande d’accès. L’usager n’aura aucun droit de recours en cas d’autorisation verbale, d’où l’importance pour l’établissement de garder des traces écrites dans le dossier (formulaire d’autorisation et notes au dossier).

N’oubliez pas la protection des données personnelles est une priorité pour tous!